Contoh surat rasmi ok? Digital Mukmin ingin kongsi contoh surat rasmi dengan format yang betul. Di harap agar panduan ini dapat memudahkan anda menulis surat rasmi dengan format yang betul.
Tahukah apa sebenarnya definisi surat? Surat iailah salah satu instrument komunikasi yang masih digunapakai pada masa ini di Malaysia terutamanya surat kiriman rasmi. Walau bagaimanapun, dengan teknologi pada masa ini yang sangat canggih menyebabkan surat mula digantikan dengan aplikasi atas talian (online) walaupun untuk urusan rasmi.
Terdapat pelbagai kegunaan surat rasmi iaitu seperti surat permohonan rayuan, surat permohonan pekerjaan dan makluman perkara. Dokumen bertulis bukan sahaja digunakan sebagai penyampaian berita atau khabar tetapi juga digunakan semasa membuat transaksi, perjanjian dan sebagainya. Bagi memastikan urusan yang lebih efektif dan efisien, surat yang dibuat haruslah dilakukan dnegan cermat dan mematuhi format rasmi.
FORMAT PENULISAN SERTA CONTOH SURAT KIRIMAN RASMI
Untuk makluman, surat rasmi merupakan satu karangan yang ditulis mengikut format bagi urusan rasmi. Antara tujuan penulisan surat rasmi adalah :-
- Surat pesanan : Memesan buku cerita , uniform sekolah
- Surat rayuan : Rayuan kemasukan kolej vokasional, derma dan bantuan
- Surat permohonan : Memohon pekerjaan, bantuan, lawatan sambil belajar
- Aduan dan bantahan : Kerosakkan jalan, pencemaran kewangan
- Makluman ketidakhadiran ke sekolah
- Surat Jemputan : jemputan sebagai penceramah
TEKNIK PENULISAN SURAT KIRIMAN RASMI
Jika anda ingin menulis surat rasmi, anda haruslah mengikuti teknik penulisan yang tepat dan betul :-
- Elakkan kesalahan ejaan
- Menggunakan ejaan dan tanda baca dengan betul : huruf besar, huruf kecil, koma, noktah dan sebagainya
- Gunakan bahasa yang mudah, tepat dan padat
- Elakkan bahasa kiasan dan unkapan peribahasa.
FORMAT PENULISAN SURAT KIRIMAN RASMI
Surat rasmi ditulis bagi kepentingan umum dan ditulis secara formal. Surat kiriman rasmi tidak sama dengan surat kiriman tidak rasmi. Bagi menghasilkan surat rasmi yang betul, anda perlu mematuhi format penulisan surat seperti dibawah :-
i) Alamat, Tarikh Dan Perkara
Alamat pengirim : Letakkan di sudut kiri surat
Garisan melintang : Selepas alamat pengirim
Alamat penerima : Gariskan baris akhir alamat (negeri penerima)
Tarikh : Diletakkan di sebelah kanan surat iaitu sebaris dengan baris akhir alamat penerima.
Panggilan hormat / gelaran penerima : Perlu diletak tanda koma dihujungnya.
Tajuk atau Perkara : Gariskan dan gunakan huruf besar pada setiap perkataan tanpa noktah di hujungnya.
ii) Isi Surat
Perenggan pertama : Ditulis dari tepi surat dan tidak bernombor.
Perenggan kedua dan seterusnya : Diletakkan nombor (contoh: 2. )
Perenggan penutup : Ditulis dari tepi surat dan tidak perlu menulis nombor.
Pengakuan dan tandatangan pengirim : Diletakkan di sudut kiri bawah surat.
Nama pengirim : Gunakan huruf besar iaitu dalam kurungan.
Jawatan pengirim – selepas nama pengirim.
CONTOH SURAT KIRIMAN RASMI
DIbawah ini diberikan dua contoh surat rasmi sebagai panduan buat anda yang ingin menulis karangan surat rasmi.
Contoh Surat Kiriman Rasmi Pertama
Persatuan Bahasa Melayu,
Sekolah Menengah Kebangsaan Alor Gajah,
70569 Alor Gajah,
Melaka
__________________________________________________________
Tuan Pengetua,
Sekolah Menengah Kebangsaan Alor Gajah,
70569 Alor Gajah,
Melaka. 22 Mei 2019
Tuan,
Memohon Mengadakan Perkhemahan Tahunan
Berhubung perkara di atas, Saya Saiful Bin Ali , Setiausaha Persatuan Bahasa Melayu Sekolah Menengah Kebangsaan Alor Gajah ingin memohon untuk mengadakan Perkhemahan Tahunan.
- Untuk makluman pihak Tuan, Ahli Jawatankuasa Persatuan Bahasa Melayu sekolah telah merancang untuk mengadakan aktiviti perkhemahan tahunan. Butir-butir perkhemahan adalah seperti ketetapan berikut ;
Tarikh : 6 Julai hingga 9 Julai 2019
Tempat : Padang Sekolah
Peserta : 45 orang ahli persatuan Bahasa Melayu
- Perkhemahan ini diadakan kerana ini merupakan aktiviti tahunan bagi pertubuhan ini. Tujuan perkhemahan ini diadakan supaya dapat memberikan pengalaman serta dapat memupukan nilai murni seperti berdikari, berdisiplin dan bekerjasama Antara satu sama lain.
- Kami berharap pihak tuan dapat menimbang permohonan ini. Kami juga berharap pihak tuan dapat memberi maklum balas secepat mungkin agar kami dapat membuat persediaan awal. Sekiranya tarikh yang kami cadangkan itu tidak bersesuaian, maka pihak tuan bolehlah mencadangkan tarikh yang lain.
Kerjasama daripada pihak tuan amat kami hargai dan kami dahului dengan ucapan ribuan terima kasih.
Sekian, terima kasih.
Yang menjalankan tugas,
Saiful
…………………………………
(SAIFUL BIIN ALI)
Setiausaha Persatuan Bahasa Melayu
Sekolah Menengah Kebangsaan Alor Gajah
Contoh Surat Kiriman Rasmi Kedua
Persatuan Kadet Polis
Sekolah Menengah Kebangsaan Alor Gajah,
70569 Alor Gajah,
Melaka
__________________________________________________________
Tuan Pengarah,
PHN Industry Sdn Bhd
Jalan Industri 9,
Kawasan Perindustrian Alor Gajah,
78000 Alor Gajah,
Melaka 21 OKTOBER 2019
Tuan,
Memohon Kebenaran Untuk Melawat Kilang
Saya merupakan wakil Persatuan Kadet Polis dari Sekolah Menengah Kebangsaan Alor Gajah ingin memohon kebenaran daripada pihak Tuan bagi mengadakan satu lawatan sambil belajar di kilang tuan.
- Kami mendapati kilang Tuan merupakan kilang yang terbesar di sekitar Alor Gajah dan mempunyai barang barang automotif.
- Kami bercadang mengadakan lawatan ke kilang tuan pada 12 November 2019. Rombongan kami terdiri daripada tiga puluh orang murid dan tiga orang guru. Kami dijangka tiba ke kilang tuan kira-kira pukul 11.00 pagi dengan sebuah bas sekolah.
- Sekiranya tarikh tersebut tidak sesuai, sila hubungi kami supaya kami dapat menukar tarikh yang lebih sesuai secepat mungkin. Kami berharap agar mendapat keizinan daripada pihak tuan. Kerjasama daripada pihak tuan amat dialu-alukan.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
Din
(KHAIRUDIN BIN AYOB)
Setiausaha,
Persatuan Kadet Polis ,
SMK Alor Gajah.
